Юрий Барняк
Профессиональный управленец, тренер, спикер, преподаватель. Один из самых востребованных и успешных руководителей. Ведущий практический эксперт в сфере управления логистикой, закупками и товарными запасами.
7 янв 2013 | Ответ на вопрос:
Я не участвовал в проектах, связанных с таможенными органами, но используя опыт коллег и некоторые исследования, попробую ответить на Ваш вопрос. Возможно он Вам и другим пользователям будет полезным.
Логистический подход к управлению, как и любой другой деятельности, основан на принципе глобальной оптимизации, интеграции и взаимодействия (координации) всех участников и процессов такой деятельности с целью создания дополнительной ценности для потребителей и всех заинтересованных сторон.
Для ответа на Ваш вопрос, конкретизируем непосредственную область применения описанного выше принципа, т.к. в глобальном плане таможенные органы являются участником глобальной оптимизации государства, бизнеса, социальной и экономической систем. В качестве предупреждения отмечу, что многие совершают одну главную ошибку при попытке применить логистический подход, перескакивая через несколько ступеней своего развития. Нельзя стать участником глобальной оптимизации и интеграции, не приведя все внутренние процессы в своей организации к готовности для этого. Это сейчас видно на многих примерах: и государство, и бизнес, и отдельная организация пытаются запускать какие-либо программы и направления, входить в какие-то международные организации и консорциумы, расширять бизнес в другие страны и территории, применять современные технологии, проводить модернизацию и т.д. не понимая, что они совершенно не готовы к таким действиям и не создали основы для достижения результата. Поэтому многие государственные программы и проекты государства, бизнеса и отдельных организаций проваливаются, а потраченные для этого деньги превращаются в пыль и разворовываются.
Можно выделить два объекта для применения логистического подхода к управлению деятельностью таможенных органов. Это – управление внешнеэкономической деятельностью и управление таможенными органами (как организацией). Теперь попробую ответить на Ваш вопрос, касающийся применения логистического подхода к управлению таможенными органами.
В настоящее время реформирование таможенных органов в большинстве своем сводится к расчетливому применению отдельных процедур. При этом не затрагивается общие аспекты деятельности. Эти реформы поглощали и поглощают значительные ресурсы и в основном преследуют цель увеличить поступления в федеральный бюджет. Такое реформирование приводит к тому, что эффективность деятельности таможенных органов остается довольно низкой. Также, в настоящее время, управление деятельностью таможенными органами осуществляется на основе линейно-функциональной организационной структуры. А такая структура не может обладать гибкостью и адаптивностью к изменениям.
Сейчас в управлении таможенными органами как способ достижения основных целей и задач доминируют организационно-распорядительные и правовые методы управления, исполнение которых основано на соблюдении правил и процедур. Оценка деятельности подразделений таможенных органов происходит по тому, насколько четко эти процедуры соблюдаются. Такой подход не дает возможности правильно и качественно оценить результативность деятельности таможенных органов, т.е. степень достижения поставленных перед ними целей со стороны государства.
Если говорить в целом, то существует разрыв между стратегическими направлениями деятельности, тактическими задачами и системой показателей, что в свою очередь снижает эффективность таможенной деятельности и может обернуться значительными потерями для государства. Преодолеть все эти недостатки позволяет логистический подход, дающий возможность рационально выстраивать организационные процессы и эффективно управлять ими.
Применение логистического подхода к управлению таможенных органов позволит:
1) Выявить нерациональное распределение функций между структурными подразделениями и устранить это;
2) Исключить дублирование и разрывы в информационных потоках при принятии управленческих решений;
3) Повысить эффективность управления основными организационными процессами в таможенных органах за счет упрощения или минимизации процедур, не приносящих добавленной ценности;
4) Устранить недостаточную проработанность или отсутствие нормативной базы, определяющей функции и ответственность сотрудников структурных подразделений таможенных органов.
В основу логистического подхода к управлению таможенными органами должно быть положено управление результативностью, охватывающее все иерархические уровни управления и процессы. Логистический подход помогает понять движущие силы организации и уровень потребления ресурсов, что позволяет контролировать и планировать будущие результаты деятельности исходя из системных показателей. Руководство таможенных органов должно планировать работу таким образом, чтобы для ее выполнения потребовалось минимальное количество ресурсов.
Сформулируем некоторые принципы логистического подхода к управлению таможенными органами, которые способны стать базой для построения модели системы управления:
1) Таможенные процедуры (процессы) определяются административными регламентами исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) и выстраиваются в жесткой последовательности по порядку и времени исполнения.
2) Таможенные процедуры (процессы) необходимо объединять в целостные блоки, устранять дублирование функций, тем самым повышая результативность деятельности таможенных органов.
3) Наделение сотрудников таможенных органов более широкими полномочиями в части принятия решений, что сокращает время таможенных операций и повышает эффективность таможенной деятельности.
4) Многочисленные согласования представляют собой избыточную форму контроля и нарушают главное требование к контролю – экономичность, необходимо уменьшить количество проверок и управленческих воздействий на сотрудников таможенных органов (максимально снизить избыточный контроль).
Реализация данных принципов при управлении деятельностью таможенных органов позволяет упорядочить процессы и устранить избыточные процедуры, избежать многократного представления идентичной информации, реализовать принцип «одного окна», сократить сроки исполнения, определить ответственность должностных лиц за соблюдение ими требований административных регламентов.
Одним из основных показателей эффективности деятельности таможенных органов является время выполнения таможенной процедуры (процесса). Сокращение времени таможенного оформления и таможенного контроля приводит к ускорению товарооборота и снижению издержек участников внешнеэкономической деятельности и, самое важное, к снижению цены товаров для конечных потребителей. Этот показатель и достигается с помощью логистического подхода.
Хочется отметить еще один из важных факторов логистического подхода – логистический подход позволяет управлять всеми ВОЗМОЖНОСТЯМИ рынка, бизнеса и отдельной организации. К тому же, применение логистического подхода позволяет нанести чувствительный удар по коррупции в тех же таможенных органах.
Тема применения логистического подхода настолько обширна, что не уместиться даже в нескольких книгах. Проблема в том, что на практике применять инструменты и принципы логистического подхода в России могут лишь небольшое число специалистов, а управлять этим – только единицы.